Ole Huoletta Oy tekee omakotitalojen huoltoa: katselmuksen, tarjouksen ja työn. Kesäkuun alussa yhtiön myynti ja tuotanto pyörivät erillisten lomakkeiden, taulukoiden ja viestien varassa. Rakensin yhtiölle oman järjestelmän, jossa jokainen projekti kulkee yhdellä tunnuksella liidistä laskuun. Ensimmäinen versio koko ketjusta oli tuotannossa viidessä päivässä, ja sen jälkeen järjestelmä on kehittynyt viisi kuukautta päivittäisen käytön mukana.
Lähtökohta
Huoltoliiketoiminnan kannattavuus ratkeaa samassa paikassa kuin energiapalveluissa: toimintamallissa, ei yksittäisessä työssä. Kun liidi, katselmus, tarjous, sopimus, työ ja lasku ovat eri työkaluissa, tieto katoaa saumoihin. Myyjä kirjaa saman asian kahteen kertaan, asentaja ei näe mitä on myyty, eikä johto tiedä, mikä projekti oikeasti kannatti.
Tavoite oli yksinkertainen: yksi projektitunnus, joka syntyy ensimmäisestä yhteydenotosta ja kulkee koko ketjun läpi. Siitä tuli taloushallinnon selkäranka. Jokaisella projektilla on yksi kauppa CRM:ssä ja oma kate.
Mitä rakennettiin
- Huoltokatselmus mobiililla. Myyjä käy kohteen läpi osa-alue kerrallaan ja kuvaa havainnot. Tekoäly ehdottaa kuvasta havainnon, kiireellisyyden ja suosituksen. Asiakas saa raportin ilman hintoja.
- Tarjous syntyy katselmuksesta. Mitat ja havainnot muuttuvat automaattisesti luonnostarjoukseksi, jota myyjä viimeistelee: päätuotteet, lisämyynti, työn ja tarvikkeiden erottelu sekä kotitalousvähennys.
- Sähköinen sopimus ja rahoitus. Asiakas hyväksyy tarjouksen verkossa ja allekirjoittaa sähköisesti. Rahoitusvaihtoehto näkyy jo tarjouksessa.
- Asentajan työkortti. Työjono, ostoslista, tunnit, tarvikkeet, valokuvat ja lisätyöt puhelimella. Valmiista työstä syntyy asiakkaalle asennusdokumentti.
- Johdon näkymät. Myynti, aikataulutus, työaika, laskutus ja kate per projekti reaaliajassa.
- Laskutus suoraan kirjanpitoon. Laskut verkkolaskuina taloushallintoon, ilman käsin kopiointia.
- Julkinen verkkosivusto, jonka yhteydenotot tulevat suoraan myyntiputkeen.
Samalla poistui kuusi erillistä työkalua, joiden päällä toiminta oli aiemmin pyörinyt. Järjestelmä on kytketty yhtiön CRM:ään, sähköiseen allekirjoitukseen, kirjanpitoon, kalenteriin ja rahoituskumppaniin.
Aikajana
- 2.6. Ensimmäinen koodirivi
- 3.–5.6. Tarjousmoottori, sopimus, asentajan työkortti ja asiakkaan katselmusraportti
- 7.6. Koko ketju liidistä valmiiseen työhön tuotannossa
- 8.6. Johtoryhmän 15 kehityshuomiota toteutettu, mukana tekoälyn kuva-analyysi
- Heinäkuu Laskutus, sähköinen allekirjoitus, kirjanpitoliittymä ja henkilöstön koulutusosio
- Elokuu Kalenteri, työaikaseuranta, verkkolaskut ja rahoituskumppanin liittymä
- Syys–lokakuu Jatkomyynti, kohdetyöt, kotitalousvähennys, aikataulutus ja kuvallinen käyttökäsikirja
Viidessä kuukaudessa kertyi yli 1 400 muutosta ja noin 100 palvelinmoduulia. Jokaisesta käyttäjiä koskevasta muutoksesta on lähtenyt henkilöstötiedote; niitä on tähän mennessä 20.
Kehitys käytön ehdoilla
Järjestelmä otettiin käyttöön keskeneräisenä, tarkoituksella. Myyjät, asentajat ja johto käyttävät sitä joka päivä, ja suurin osa muutoksista on syntynyt heidän palautteestaan. Esimerkki: kiireellisyysasteikko käännettiin lokakuussa toisin päin, koska kentällä 1 luettiin luontevasti kiireellisimmäksi. Pieni asia, mutta juuri tällaiset ratkaisevat, käytetäänkö järjestelmää vai kierretäänkö sitä.
Koska järjestelmä on tuotannossa työpäivän aikana, jokainen muutos tarkistetaan ennen julkaisua, ja käyttöohje päivitetään samassa yhteydessä. Kehityksessä on käytetty tekoälyä, Anthropicin Claude Codea, samalla tavalla kuin OksaSDR-sovelluksessa: minä päätän mitä tehdään ja milloin se on valmis, tekoäly kirjoittaa suurimman osan koodista.
Mitä tästä voi oppia
- Prosessi ensin, työkalu sitten. Projektitunnus ja yksi kauppa per projekti olivat liiketoimintapäätöksiä ennen kuin ne olivat teknisiä.
- Oma järjestelmä ei ole enää suuryritysten etuoikeus. Tekoälyn avulla pk-yritys saa toimintaansa täsmälleen sopivan järjestelmän ajassa ja hinnassa, joka ennen riitti vain valmisohjelmiston käyttöönottoon.
- Kate näkyy vain, jos kulut kirjautuvat itsestään. Kun työtunnit ja tarvikkeet kirjataan työkortilla, kate per projekti syntyy ilman erillistä raportointia.
- Käyttäjät tekevät järjestelmästä hyvän. Lyhyt sykli palautteesta korjaukseen rakentaa luottamusta, ja luottamus ratkaisee käyttöönoton.
Punainen lanka
Sama ajatus, jolla olen rakentanut palveluportfolioita ja kumppaniverkostoja: koko ketju liidien hankinnasta laskutukseen suunnitellaan yhtenä kokonaisuutena, ja tulos mitataan projektin katteella. Uutta on se, että toimintamallin voi nyt viedä suoraan ohjelmistoksi viikoissa eikä vuosissa.